Menyimpan file-file dokumen kerja yang penting bagi perusahaan dalam satu tempat di kantor (on premise centralized document repository) terpisah dengan komputer kerja adalah ide cerdas. Selain untuk memudahkan SDM dalam pencarian, akses dan kolaborasi, juga untuk mengamankan file dokumen dari potensi ancaman hilang, terhapus, terkena virus, RANSOMWARE !, maupun tindakan sengaja untuk menghilangkan/mengubah konten file dokumen dari komputer-komputer kerja di kantor. Termasuk di dalamnya, potensi penyalahgunaan file dokumen oleh oknum pihak internal dan eksternal yang tidak bertanggungjawab.



000

BEFORE

  • File-file dokumen kerja disimpan pada komputer kerja masing-masing SDM, sebagian disimpan di laptop kantor yang sering dibawa keluar.
  • Saat seorang direktur ingin mengevaluasi dokumen kerjasama bisnis, dia harus meminta beberapa bagian dalam perusahaan untuk dicarikan file dokumen terkait.
  • Umumnya pegawai akan melakukan pencarian file di komputernya atau di komputer kolega kerjanya, kemudian file dokumen di copy antar komputer dengan sharing folder atau menggunakan USB flash disk atau sebagai attachment dalam email.
  • Banyak waktu sekali yang terbuang untuk menunggu proses ini, belum lagi kalau dalam situasi mendesak. Tidak jarang, file tidak ditemukan, terkena virus atau bahkan terhapus (sengaja atau tidak). Pendek kata, kondisi yang ada mempunyai banyak kelemahan.
  • Terjadi peluang penyalahgunaan file dokumen oleh SDM yang tidak bertanggungjawab, misal meng-copy file dokumen untuk keperluan pribadi atau pihak diluar perusahaan, mengubah isi/konten dari file dokumen, menghapus/menghilangkan dengan sengaja file dokumen pada komputernya dsb. Tidak adanya fitur audit trail (log akses) pada komputer membuat tindakan seperti diatas sulit dibuktikan.
    000
  • Sulit menghindari ancaman ransomware!. Bila satu komputer kena, dapat dipastikan seluruh komputer kerja
    dalam jaringan kantor juga akan tersandera dan tidak bisa diakses file data di dalamnya.


AFTER

  • File-file dokumen yang penting dari semua bagian disimpan pada Server Digital Cabinet™ yang ada di dalam kantor perusahaan (on premise).
  • Proses upload file dokumen terjadi secara otomatis dan efisien, tidak manual satu persatu.
  • Ketika seorang manager ingin memeriksa file dokumen untuk suatu kerjasama, cukup dengan mengetikkan kata kunci yang ada dalam konten dokumen tersebut, misal judul kontrak, nomor kasus, tanggal masalah, atau bahkan nama orang yang ada di dalam dokumen tersebut.
  • Dalam hitungan detik file dokumen yang dimaksud langsung tampil di layar monitor. User yang bisa mengakses file dokumen dibatasi sesuai bagiannya, beberapa file dokumen yang sangat penting bisa di beri password untuk memastikan tidak semua orang bisa mengaksesnya.
  • Dengan mempunyai Digital Cabinet™, centralized office document repository, perusahaan mempunyai database file-file dokumen penting sebagai referensi (selain yang ada di masing-masing komputer pegawai). Apabila ada tindakan sengaja untuk menghilangkan file atau mengubah isi/konten dokumen, pimpinan perusahaan tinggal melakukan akses dan memeriksa atau membandingkan dengan file dokumen yang telah disimpan di server Digital Cabinet™. Fitur audit trail (log akses) memastikan setiap akses user akan dimonitor. Kapan, siapa, dan apa yang dicari/baca/download akan dicatat semuanya.
    000
  • Bisa menghindari ancaman ransomware!. File dokumen disimpan dalam sistem operasi Linux yang lebih bebas virus dan ransomware. Bila satu komputer kena, file backup tetap aman, dan bisa digunakan seperti semula.




" Digital Cabinet™ menyimpan file dokumen (doc, xls, ppt, pdf, jpg, mp3, zip dll.,
termasuk PDF hasil scanning arsip fisik) dalam satu server (centralized repository),
aman dari ransomware!, berada dalam kendali perusahaan di lokasi kantor (on premise). "



BAGAIMANA DIGITAL CABINET™ BERMANFAAT UNTUK ANDA?


Everything under Your Control


Untuk top manajemen, saat Anda merasakan suatu kontrak menyimpan masalah,
kapanpun dengan cepat dan mudah Anda bisa memeriksa ulang file dokumen bisnis
(draft kontrak, perjanjian sebelumnya, proposal penawaran dll.), tanpa harus
tergantung pada staf untuk mencarikan dokumen tersebut.



"Googling" Your Corporate Document


Untuk mencari file dokumen cukup ketikan kata, kutipan, kalimat, nomor dokumen dsb. dalam hitungan detik dokumen akan segera ditampilkan. Digital Cabinet™ melakukan full text search, mencari seluruh konten suatu dokumen, support lebih dari 25 bahasa atau karakter, dan juga support hampir semua tipe file (doc, xls, ppt, pdf, pdf hasil scanning, jpg, png, mp3, mp4, zip, dll.)


No Manual Data Entry


Lupakan pekerjaan menjemukan indexing file secara manual dengan merubah nama file atau folder agar mudah dicari. Tinggalkan tahapan upload file dokumen satu persatu dan mengisi field entry data. Digital Cabinet™ mengirim secara otomatis file dokumen dari komputer kerja ke server di kantor Anda.
Bayangkan berapa banyak waktu yang bisa Anda hemat?



Company Document Reference Database


Digital Cabinet™ menyimpan semua file dokumen pekerjaan sebelumnya secara terpusat (centralized repository). Draft project, requirement, spesifikasi, contoh prototipe, notulen meeting, laporan dll. bisa dengan mudah dicari dan diakses. Database referensi ini akan memudahkan pekerjaan Anda, karena tidak perlu lagi memulai pekerjaan dari awal (from scratch). Waktu produktif Anda jauh lebih berharga untuk melakukan inovasi pengembangan produk atau layanan.


Keep Audit and Tax Reporting Process Smooth


Setiap tahun selalu ada waktu dimana perusahaan akan bekerja lebih keras sampai di luar jam kerja. Proses audit atau laporan pajak dsb. selalu menuntut ketersediaan file dokumen keuangan yang benar, cepat aksesnya, dan benar versinya. Sebab kegagalan atau penundaan aktivitas laporan tahunan akan berarti kerugian besar bagi perusahaan. Digital Cabinet™ memastikan Anda bisa mencari dan mengakses dokumen keuangan dalam 60 detik, lebih cepat 30X dibanding akses dokumen fisik.


Secure Centralized Document Backup


Tidak ada jaminan file dokumen di komputer kantor tidak akan hilang, rusak atau terhapus (sengaja atau tidak). Laptop kerja di luar kantor bisa hilang sewaktu-waktu, kena virus atau rusak hard disk. Kerugian besar yang nampak dimata ini bisa dicegah jika Anda mempunyai backup file dokumen secara terpusat (centralized office document repository), dan berada di kantor Anda (on-premise). Anda bisa memantau log akses untuk memastikan siapa, kapan dan dokumen apa yang diakses seseorang.

                                          Backup file dokumen dalam sistem Linux yang bebas dari virus dan ransomware !




Clients.

  Download Digital Cabinet™ Brochure
Keterangan: Brosur produk berisi penjelasan detail fitur dan fasilitas serta pricelist.



Untuk spesifikasi dan pricelist hubungi   (021) 300-22-789.   
HP/SMS/WA   0823-1776-3212    (Joan),   Email: brjoan@digitalcabi.net coatau, klik di sini untuk permintaan proposal.