"Lost Documents means Lost Productivity"

Dalam satu hari, berapa banyak file dokumen (doc, xls, ppt atau pdf) yang Anda buka? Lima? Delapan? atau lebih?. Jika situasi yang sama dialami oleh semua SDM di kantor perusahaan atau institusi, kita bisa menghitung jumlah file dokumen yang sehari-hari diakses oleh perusahaan. Hampir semua jenis pekerjaan di kantor terkait dengan file dokumen. Seperti menulis proposal, membuat laporan, presentasi produk atau layanan, menyusun tagihan, memperpanjang dokumen kontrak perjanjian, menghitung nilai tagihan, mereview dokumen kerjasama tahun-tahun sebelumnya, dsb.

Bukan rahasia kalau dunia bisnis "memproduksi" informasi secara masif dalam berbagai format dokumen, mayoritas berupa file word (doc/docx), spreadsheet (xls/xlsx) dan presentasi (ppt/pptx), termasuk pula file-file PDF, baik yang dibuat dari aplikasi dekstop (misal MS Office) maupun PDF hasil scanning (arsip digital). Ini sangat terasa terutama pada perusahan berbasis knowledge, diantaranya seperti law firm, consulting company, kantor akuntan, kantor notaris, research institution, NGO. Tetapi sesungguhnya tidak ada keraguan bahwa setiap perusahaan pasti mempunyai bagian yang pekerjaannya sehari-hari selalu berhubungan dengan file dokumen, contohnya bagian marketing, legal, HR, GA, R&D. Semua entitas bisnis baik kecil, menengah dan besar menghadapi ‘ledakan’ jumlah besar file dokumen yang harus disimpan (stored), dikelola (managed) dan diakses bersama (shared).

Mencari (searching) file dokumen adalah hal pertama yang dilakukan oleh semua orang sebelum mulai bekerja. Misal, mencari file template format laporan, proposal terakhir, presentasi, mencari logo perusahaan terbaru, mencari dokumen yang telah di buat oleh rekan kerja, mencari dokumen yang sebelumnya pernah dibuat untuk update data, mencari dokumen serupa sebagai dasar untuk membuat dokumen baru, mencari dokumen laporan hasil riset atau data penelitian pasar, termasuk juga mencari file PDF hasil scanning arsip dokumen lama, dan sebagainya.

Masalahnya, Anda dan semua SDM di kantor modern saat ini bekerja dengan ratusan bahkan ribuan file dokumen. Tidak mudah untuk mengingat nama dan lokasi semua file dokumen, baik yang ada di komputer Anda sendiri maupun yang dibuat oleh kolega kerja di komputernya masing-masing. Artinya, sangat sulit untuk menemukan dokumen yang Anda perlukan saat dibutuhkan. Siapapun yang pernah bekerja di kantor pasti tahu persis situasi penuh tekanan ketika berurusan dengan akses bersama (sharing) file dokumen.

Digital Cabinet™ memberi 3 solusi dalam satu ‘box’.
  • Pertama, Menyimpan semua file dokumen perusahaan dalam satu tempat terpusat (centralized repository), agar memudahkan akses dan kolaborasi file dokumen antar SDM di perusahaan, meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
  • Kedua, Mesin pencari file dokumen perusahaan (fulltext search content), agar mempercepat proses kerja yang terkait dengan file dokumen, meningkatkan efisiensi waktu kerja di perusahaan Anda.
  • Ketiga, Sistem backup file-file dokumen perusahaan. File dokumen bebas dari ancaman hilang ketika ada masalah pada komputer kerja, misal kerusakan fisik hard disk, virus komputer atau yang sekarang paling berbahaya adalah ancaman malware ransomware. Sistem backup memastikan semua file dokumen selalu aman, agar proses bisnis perusahaan Anda tidak akan pernah terganggu.
Untuk informasi lebih lanjut, atau ingin mencoba demo online Digital Cabinet™ atau permintaan proposal penawaran, hubungi Marketing Digital Cabinet™.


Digital Cabinet™ membantu perusahaan atau institusi mempermudah akses file dokumen, mempercepat pencarian (searching) file dokumen, dan menyimpan file dokumen perusahaan dalam satu sistem backup yang aman.






                     Clients:


etc.